Descripción general de la interface web
Identificación en el sistema
Seleccionar un protocolo
Trabajar con un protocolo
       Añadir fichas
       Modificar fichas
       Borrar fichas
       Visualizar fichas
       Exportar fichas
Seguridad y privacidad
Preguntas más frecuentes

Aquí usted encontrará una referencia detallada de cómo utilizar i-Protocolo v1.0. Por favor, lea este manual antes de empezar a trabajar con i-Protocolo v1.0. Esto le evitará ahorrar tiempo en un futuro y cometer errores.

 

Descripción general de la interface web

La interface web consta de las distintas páginas (pantallas) que usted se encontrará cuando trabaje con i-Protocolo v1.0.

Todas la páginas de i-Protocolo v1.0 tienen una estructura similar, con los siguientes elementos comunes (vea la figura 1):

Figura A. Nombre de Usuario y Protocolo

Usuario: indica el nombre del usuario activo que se ha identificado en i-Protocolo v1.0 por medio de su dirección de correo electrónica y su contraseña en la página de Identificación.
Protocolo: señala el nombre del protocolo activo en ese momento, es decir, el protocolo que el usuario a seleccionado

Si el usuario no se ha identificado todavía en el sistema muestra por defecto los valores Demo y UPIM (demo), para el usuario y el protocolo respectivamente, indicando así que se trata de un usuario anónimo que puede acceder al protocolo de demostración, UPIM (Uso Profesional de Internet por los Médicos). En este protocolo, un usuario cualquiera puede introducir, borrar, modificar y exportar fichas. Como demostración que es, no se debe tener en cuenta los datos almacenados en él, ya que solo constan para demostrar el funcionamiento del sistema.

Figura B. Botones principales

Botones principales de i-Protocolo v1.0. Siempre estarán presentes en cualquier pantalla y permiten un rápido acceso a las secciones principales de la aplicación: página de Inicio, página de Ayuda, página de Identificación y página de Protocolos.

Figura C. Barra de situación

Barra de situación. Indica en cada momento en qué parte de la aplicación nos encontramos dentro de la jerarquía de páginas o mapa, es decir, la ruta que hemos seguido para llegar a la página actual. Puede utilizarse también para acceder rápidamente a cualquiera de las páginas que hemos recorrido.

Figura D. Menú de opciones

Menú de opciones vinculado a la página actual. Este menú presenta diferentes opciones según la página en la que nos encontremos. En este ejemplo muestra las opciones que hay dentro de un protocolo (añadir, borrar, etc.). En las páginas principales (p.e. página de Inicio, Identificación, etc., muestra las mismas opciones que los botones principales [2].

Figura E. Área de trabajo

Área de trabajo. Es la zona de la pantalla en la que directamente interactuaremos con la aplicación (área central): introducir fichas, visualizarlas, borrarlas, etc.. También es la zona donde se presentan textos en páginas como la de Inicio, Ayuda, etc.. En el caso de la figura E, se muestra un formulario para la búsqueda de una ficha, pero podría ser el listado de fichas, formulario de insertar ficha, etc..

Figura F. Comentarios o pequeñas ayudas

Comentarios o pequeñas ayudas. Son diversos comentarios a modo de notas que nos ayudan a comprender y recordar qué podemos hacer y cómo a la hora de trabajar con la aplicación i-Protocolo v1.0. Van cambiando en función de la página en la que nos encontremos.

Estos son los elementos principales de cualquier pantalla de i-Protocolo v1.0. También se muestran como elementos fijos la fecha actual, el logotipo de la aplicación y el Copyright.

Identificación en el sistema

Puede llegar a la página de Identificación pulsando el botón Identificación
También puede hacerlo a través del MENÚ PRINCIPAL (Fig. D) cuando éste esté disponible

Para poder acceder al sistema y trabajar con un protocolo o estudio es necesario que éste nos reconozca como usuario con privilegios de acceso.

En esta página encontrará un formulario en que deberá introducir su dirección de correo electrónica y su contraseña. Si son correctos, usted quedará identificado en i-Protocolo v1.0 mientras no cierre el navegador. Pudiendo así, seleccionar los protocolos en los que usted participe y trabajar con ellos.

Si ha olvidado su contraseña, dispone de un botón que le permitirá recibirla en unos instantes en su buzón de correo electrónico.

A partir de que usted se identifique en i-Protocolo v1.0, aparecerán sus apellidos en el apartado Usuario arriba a la derecha (Fig. A) de cualquier pantalla de i-Protocolo v1.0.

Seleccionar un protocolo

Puede llegar a la página de Protocolos pulsando el botón Protocolos
También puede hacerlo a través del MENÚ PRINCIPAL (Fig. D) cuando éste esté disponible

En esta página aparecerá un listado de los protocolos registrados en i-Protocolo v1.0. Puede entrar directamente en un protocolo (si usted participa en él) o visualizar más información sobre el protocolo (no es necesario participar en él para tener acceso a esta información; la información que se muestra es una mera descripción corta del estudio).

Una vez que usted ha entrado en un protocolo, el nombre de éste aparecerá en el apartado Protocolo arriba a la derecha (Fig. A) de cualquier pantalla de i-Protocolo v1.0.

Si alguien intenta entrar en un protocolo al que no tiene acceso, aparecerá una pantalla donde se le informa de que no le está permitido el acceso a este protocolo. Asimismo, aparecerá un formulario en el que puede introducir la contraseña (y la dirección e-mail) de un usuario que sí tenga acceso, en caso de no estar identificado en el sistema (usuario anónimo).

Usted puede regresar a esta página siempre que necesite cambiar de protocolo y seleccionar otro en el que usted también participe. No será necesario que vuelva a introducir su contraseña, ya que una vez identificado, puede cambiar de protocolo dentro de aquellos en los que usted participe.

Trabajar con un protocolo

Una vez identificado y seleccionado un protocolo usted puede trabajar con él para añadir, borrar, modificar, visualizar y exportar fichas que son suyas (no las que hayan introducido otros usuarios del mismo protocolo).

Una vez entrado en un protocolo, en la barra de situación (Fig. C) se mostrará el nombre de dicho protocolo al final de la ruta seguida. El menú de opciones (Fig. D) habrá cambiado y mostrará las opciones propias para trabajar con un protocolo.

Añadir Fichas

Esta página mostrará un formulario adecuado a las variables del protocolo que le permitirá añadir una ficha nueva al protocolo.

Debe rellenar la ficha y abajo del todo pulsar el botón Añadir ficha

Si se produce algún error, será avisado y tendrá la posibilidad modificar los valores e intentarlo de nuevo.

Los errores pueden producirse por no introducir un valor en una variable obligatoria, por introducir un valor de un tipo distinto al de la variable (p.e. letras en una variable numérica), etc..

Lea atentamente la descripción de las variables que aparece a la derecha del área de trabajo (Fig. E) para saber exactamente que se le pide en esa variable. También puede ir a la página de entrada en el protocolo y ver el tipo de datos de cada variable del estudio.

Modificar Fichas

A esta página puede llegar de dos formas posibles: por medio de la opción del menú protocolo (Fig. D) o a través de la página de visualización (ver más adelante).

Si usted accede por medio del menú (Fig. D) se le presentará un formulario en el que debe indicar un identificador (ID) válido de ficha y buscar la ficha para su modificación.

Desde la página de visualización puede acceder directamente a la pantalla para modificar la ficha seleccionada (ver más adelante).

De cualquiera de las dos formas que haya utilizado para llegar a la página de modificación de una ficha, usted se encontrará con un formulario similar al que aparece en la página de Añadir fichas. Sin embargo, aquí, verá los valores que en su momento usted introdujo en las variables. Puede modificarlos y después pulsar el botón Modificar ficha

Se tendrán en cuenta los mismos criterios de validación de datos que en Añadir fichas en caso de producirse algún error.

Borrar Fichas

A esta página puede llegar de dos formas posibles: por medio de la opción del menú protocolo (Fig. D) o a través de la página de visualización (ver más adelante).

Si usted accede por medio del menú (Fig. D) se le presentará un formulario en el que debe indicar un identificador (ID) válido de ficha y buscar la ficha para su eliminación.

Desde la página de visualización puede acceder directamente a la pantalla para borrar la ficha seleccionada (ver más adelante).

De cualquiera de las dos formas que haya utilizado para llegar a la página de borrar ficha, usted se encontrará con un formulario similar al que aparece en la página de Añadir fichas. Sin embargo, aquí, verá los valores que en su momento usted introdujo en las variables para asegurarse de que es esta la ficha que realimente quiere borrar.

La ficha quedará definitivamente (y sin posibilidad de ser recuperada posteriormente) si usted pulsa el botón Borrar ficha

IMPORTANTE: Asegúrese antes de borrar una ficha. No existe la posibilidad de recuperarla. Utilice con precaución esta opción.

Visualizar Fichas

La forma de llegar a esta página es por medio de la opción del menú protocolo (Fig. D).

Esta página muestra dentro del área de trabajo (Fig. E) un recuadro en el que se visualizan todas las fichas introducidas en i-Protocolo v1.0 por el usuario activo. Este recuadro tiene sus propias barras de desplazamiento (scroll bars), independientes de la ventana del navegador, para moverse hacia abajo y ver todas las fichas, o para moverse hacia la derecha y poder ver todas las variables de una ficha.

Por lo tanto la información se muestra es una tabla cuyas filas son las fichas y cuyas columnas son las diferentes variables de cada ficha. Debido a que el número de variables puede ser grande, y no se podrían visualizar todas por el ancho de la pantalla del navegador, se debe utilizar la barra de desplazamiento horizontal para ver todas las variables.

Las primeras dos columnas de cada ficha son especiales y no son parte de las variables del protocolo.

En la primera de ellas se muestran dos botones que sirven para modificar o borrar la ficha en cuestión, pasándose en caso de pulsarlos a la página de modificar o borrar. En este caso no es necesario introducir el identificador (ID) de ficha para buscarla, ya que se accede directamente a la ficha.

La segunda columna, representa el identificador (ID) de ficha. Dicho identificador es único para cada ficha del protocolo, no pudiendo haber dos fichas con el mismo identificador, aunque hubiesen sido introducidas por usuarios distintos. La asignación del identificador es automática por parte de i-Protocolo v1.0, no teniendo el usuario que preocuparse de los identificadores de ficha.

El conocimiento de un ID de ficha puede ser útil para modificar o borrar rápidamente dicha ficha sin tener que visualizar todo el listado de fichas.

Exportar Fichas

Utilizando el menú (Fig. D) podemos llegar a la pantalla de exportación.

Esta pantalla muestra unas indicaciones sobre el proceso de exportación.

Cuando se activa la exportación nuestro navegador procederá a la descarga de un archivo. Debemos guardarlo en un lugar de nuestro disco duro utilizando el cuadro de diálogo que aparece seleccionando la carpeta en la que deseamos guardarlo.

Una vez guardado, podemos abrirlo directamente en Microsoft Excel para visualizar en una hoja de datos todas las fichas del protocolo, representadas por filas, y todas las variables, representadas por columnas. Con esta hoja de cálculo se pueden realizar los análisis estadísticos pertinentes o incluso, exportarlos a otros paquetes estadísticos más ponentes como SPSS, Stata, S-Plus, etc.. La mayoría de estos paquetes permiten la importación directa de archivos Excel, o si no, previa conversión a un formato ASCII estándar (consultar la ayuda de Excel o de su paquete estadístico).

Hay que tener en cuenta que con el proceso de exportación, un usuario sólo obtiene un archivo Excel con las fichas que él ha introducido.

El único usuario que puede obtener un archivo completo de todo el estudio es el coordinador del protocolo.

Seguridad y privacidad

i-Protocolo v1.0 es una aplicación web que trabaja con datos sobre ensayos clínicos, estudios médicos, protocolos, etc.. Conscientes de que estos datos deben estar seguros contra intentos de acceso no permitidos, i-Protocolo v1.0 ha sido diseñado pensando en la seguridad y fiabilidad de dichos datos.

Los sistemas de base de datos que utiliza i-Protocolo están protegidos contra accesos no autorizados, estando garantizada en todo momento su protección, integridad y fiabilidad.

La protección implica que una persona no autorizada no puede acceder a estas bases datos.

La integridad conlleva a garantizar que los datos permanecen correctamente estructurados y que en ningún momento pueden tener fallos o valores incongruentes.

La fiabilidad implica que los datos que existen en las bases de datos han sido introducidos por personas o usuarios autorizados para ello.

Además, se mantienen permanentes copias de seguridad de las bases de datos para evitar la pérdida de datos por motivos técnicos (fallos en el hardware de los sistemas) o por la aparición de datos corruptos, que no cumplen los requerimientos de integridad de datos (debidos a posibles fallos en las conexiones a través de Internet).

i-Protocolo es una aplicación web que está en continuo desarrollo, con lo que en sucesivas versiones los mecanismos de seguridad serán potenciados de acuerdo a los últimos avances tecnológicos.

La privacidad es un tema que preocupa a los usuarios de Internet, y cómo no, a los usuarios de i-Protocolo.

Debido a esto, los datos personales y uso del sistema que hagan los usuarios autorizados permanecerá en todo momento en manos de Medicalred, SL, empresa desarrolladora de i-Protocolo v1.0, garantizándose en todo momento que esta información nunca será transferida a terceras partes, utilizándose solo para gestiones internas del sistema y también, para garantizar la seguridad del mismo.

Todo usuario de i-Protocolo v1.0 tiene asignada una contraseña a su dirección de correo electrónica.

No existe forma alguna de poder registrarse en i-Protocolo v1.0 por medio de un formulario o página on-line. El registro de usuarios autorizados se hace siempre a través de contactos directos con los coordinadores de los protocolos que son los que suministran el listado de usuarios que van a trabajar con un protocolo. Las contraseñas son asignadas automáticamente por i-Protocolo y serán remitidas personalmente a cada usuario por medio del correo electrónico, existiendo la posibilidad de que el usuario pueda recuperar la contraseña en cualquier momento si la olvida.

La única vía posible para recibir la contraseña, por primera vez o sucesivas veces (debido a olvidos), es por medio de la página de identificación introduciendo la dirección e-mail del usuario y solicitándola por medio del botón adecuado.

La manera de identificarse un usuario en i-Protocolo es por medio de su contraseña. Una vez verificada esta en la página de identificación, el usuario puede trabajar libremente con i-Protocolo v1.0 sin necesidad de introducir nuevamente la contraseña.

Cookies.

Una cookie es una información que los portales o sitios web envían al navegador de un usuario cuando este accede a sus páginas web. Así mismo, cuando el usuario vuelve a una página de dicho sitio, el navegador envía la cookie que previamente el servidor le había manadado. El uso de las cookies por los sitios webs es un tema polémico para los usuarios de Internet en general por el tipo de información que se puede obtener por el uso de las cookie (sitios que ha visitado, páginas que ha visitado, cúando fue la última vez que estuvo en este sitio). Es decir, que puede ser información que atente contra la intimidad y privacidad del usuario de Internet. Sin embargo, i-Protocolo v1.0, sólo utiliza las cookies para restringir el acceso (junto con otros mecanismo) a usuarios no autorizados dentro del sistema, es decir, que ni i-Protocolo v1.0 ni Medicalred SL (empresa desarrolladora) utilizan las cookies para recabar ningún otro tipo de información sobre el usuario. (Lea la Política de Privacidad de i-Protocolo v1.0)

Cuando un usuario llega a i-Protocolo v1.0 automáticamente se le envía una cookie a su navegador para llevar a cabo el control de la sesión del usuario.

En un principio esta cookie identifica al usuario como anónimo (Demo) pudiendo entrar en el protocolo de demostración.

Cuando el usuario se identifica esta cookie cambia para reconocerlo sucesivamente como usuario registrado y autorizado en i-Protocolo v1.0

Por eso es necesario que el usuario tenga activadas las cookies en su navegador.

Esta cookie desaparecerá automáticamente cuando el usuario abandone i-Protocolo v1.0, dando por cerrada así la sesión. La cookie desaparecerá cuando se cierren todas las ventanas activas del navegador.

Para sucesivas visitas a i-Protocolo, se genera otra cookie nueva.

NOTA IMPORTANTE: cierre todas las ventanas de su navegador cuando haya acabado la sesión de trabajo en i-Protocolo. Así evitará que otras personas que utilicen su mismo ordenador y navegador puedan entrar en i-Protocolo sin estar realmente autorizados.

Preguntas más frecuentes

1. ¿Qué es i-Protocolo?
Es una aplicación o plataforma web diseñada para llevar a cabo de forma centralizada estudios médicos, ensayos clínicos, protocolos médicos. En un Centro de Recogida de Datos (CRD).

2. ¿Cuáles son sus ventajas?
La principal de sus ventajas es que al ser un CRD centralizado, los tiempos de recogida de datos por parte de los participantes son mucho menores, facilitándose la gestión de los mismos.

3. ¿Cuántos estudios y/o usuarios puede albergar i-Protocolo?
Está pensado para albergar varios estudios diferentes con distintos usuarios que participan cada uno en sus estudios concretos perfectamente diferenciados.
En realidad es una plataforma de gestión de estudios médicos encargados por distintos organismos y llevados a cabo por sus respectivos participantes.

4. ¿Cómo se inicia en i-Protocolo un estudio nuevo?
Básicamente, se siguen estas fases: primero un organismo encarga la realización de un protocolo con un número determinado de participantes. Recibimos la especificación del protocolo (variables y sus tipos de datos) y lo introducimos en el sistema, registrándolo y activándolo. Después recibimos de parte del organismo el listado de usuarios autorizados que van a participar en el estudio y los registramos en el sistema. Cada usuario recibirá por correo electrónico su contraseña de acceso. En este momento, los usuarios ya pueden introducir datos en el estudio. El coordinador del estudio puede ver en todo momento cómo se va desarrollando el estudio, teniendo acceso a todos los datos introducidos por los participantes. Cuando el estudio se cierra (se desactiva) el coordinador puede exportar todos los datos a un archivo Excel para su posterior análsis.

5. ¿Se pueden obtener directamente en i-Protocolo diversos análisis estadísticos?
Por el momento, i-Protocolo no tiene esta posibilidad. Sin embargo en un futuro próximo incorporará funciones básicas para realizar análisis estadísticos y representaciones gráficas de los datos directamente en la web, en tiempo real, según se vaya desarrollando el estudio.

6. ¿Qué permite hacer exactamente i-Protocolo con un estudio?
Permite añadir, modificar, borrar, visualizar y exportar los datos que se encuentran almacenados para ese estudio.

7. ¿Quién tiene acceso a los datos de un estudio?
Solamente los usuarios registrados y autorizados para un estudio en concreto puede acceder a los datos de dicho estudio.

8. ¿Puede un usuario de un estudio o protocolo acceder a los datos de otro usuario del mismo estudio?
No. Un usuario sólo puede acceder a los datos introducidos por él mismo y nunca tiene acceso a los datos introducidos por otros usuarios, aunque sean del mismo estudio.
Sólo el coordinador de un estudio tiene acceso global a todos los datos del protocolo. Ningún otro usuario puede tenerlo.

9. ¿Dónde se guardan los datos de los distintos estudios?
En nuestras bases de datos propias de nuestros sistemas.

10. ¿Son seguras las bases de datos dónde se almacenan los estudios?
Sí. Sólo tienen acceso a ellas el coordinador del estudio (acceso global), los usuarios participantes en un estudio (acceso exclusivo a sus datos) y por supuestos los administradores encargados de la gestión y mantenimiento de los sistemas de i-Protocolo.
Ninguna persona ajena a i-Protocolo tiene acceso a estos datos. Nuestros sistemas tienen mecanismos de seguridad que garantizan la protección de los datos.